¿Qué es Procurement?

Todas las organizaciones necesitan comprar cosas, ya sea una startup de 10 personas o una corporación multinacional. Una tienda de sándwiches puede comprar papel y bolígrafos en una tienda de suministros de oficina utilizando fondos que han reservado para gastos. Igualmente, un fabricante de dispositivos médicos podría verse ante la necesidad de adquirir materiales radiactivos en otros países. Todo es responsabilidad del área de compras, de modo que hacerlo con eficacia puede marcar la diferencia entre agotar el presupuesto u obtener ganancias.

¿Qué es Procurement?

El concepto de compras se refiere al proceso que siguen las organizaciones para encontrar y adquirir los materiales que necesitan para operar. Imagina un laboratorio farmacéutico, por ejemplo. Dentro de ese laboratorio se puede encontrar todo el equipo necesario para realizar experimentos científicos: vasos, tubos de ensayo, productos químicos, centrifugadoras, etc. Todo este equipo se obtiene mediante un proceso de adquisición, normalmente gestionado por un departamento de compras de la empresa.

Las adquisiciones en detalle

Los procesos de compras varían según la industria, las regulaciones, el tamaño de la empresa y el presupuesto, pero generalmente incluyen pasos similares. Comienza con la petición de comprar algo. Retomando nuestro ejemplo farmacéutico, un equipo de investigación médica podría necesitar máquinas para analizar muestras de sangre o tejidos. Presentan una solicitud al departamento de adquisiciones con una justificación que explique por qué necesitan este equipo, junto con especificaciones (por ejemplo, "deben mantener una temperatura constante para un análisis adecuado de la muestra"). Si se aprueba la solicitud, el equipo de adquisiciones busca el dispositivo adecuado, al precio correcto, del proveedor más confiable. A menudo lo hacen enviando una solicitud de propuestas (RFQ) a todos los proveedores de equipos médicos con los que trabajan, lo que ayuda a garantizar que la empresa obtenga la máquina adecuada al mejor precio.

Los proveedores responden a la solicitud de propuestas remitiendo ofertas, y el equipo de compras selecciona la que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto. Envían al proveedor una orden de compra, y este entrega la máquina, junto con una factura que el departamento de finanzas de la universidad debe abonar. Todo este proceso se conoce como "origen a pago" (source-to-pay).

Este es un ejemplo sencillo del procedimiento que se sigue para comprar una máquina. Los procesos de adquisición pueden llegar a ser cada vez más complejos dependiendo del tamaño de la organización, el sector, el volumen de pedidos y el número de proveedores. Por ejemplo, es posible que una gran empresa industrial necesite adquirir las materias primas que utiliza para fabricar sus productos (acero, aluminio, madera, caucho, etc.) de múltiples países de todo el mundo. Además de eso, tendrían que adquirir el equipo de producción para sus fábricas (por ejemplo, brazos robóticos, tornos, cintas transportadoras, etc.), equipo de seguridad, carretillas elevadoras, palets de almacén, computadoras y tal vez incluso los inmuebles donde se construya la fábrica. Esto implicaría la participación de miles de proveedores y millones de transacciones por año. También supondría miles de contratos, en los que se esbozarían las condiciones jurídicas que deben cumplir los proveedores y los fabricantes. Las organizaciones gubernamentales se enfrentan a sus propios procesos complejos de compra, que generalmente precisan la publicación de solicitudes de propuesta para que el proceso esté abierto a todos los posibles licitadores y sea transparente para los contribuyentes.

Toda esta complejidad ha llevado al desarrollo de software de compras, que las empresas utilizan para automatizar el proceso al máximo. Con la ayuda de la IA incorporada, el software de compras ahora puede automatizar un número mayor de estos complejos pasos que antes solo podían realizar las personas. Un ejemplo sería redactar una carta de presentación para una solicitud de propuestas. A medida que la IA evoluciona, se podrá automatizar aún más el proceso source-to-pay.