Aday Takip Sistemi Nedir?

Aday Takip Sistemi Nedir?

Aday takip sistemi (ATS), işe alım uzmanları ve işverenlerin işe alım süreci boyunca adayları takip etmesini sağlayan bir yazılımdır. Bu yazılım, basit veritabanı işlevlerinden, her büyüklükteki işletmenin adayları filtrelemesini, yönetmesini ve analiz etmesini kolaylaştıran eksiksiz bir araç setine kadar çeşitli özelliklerle donatılabilir.

Neden bir aday takip sistemi kullanmalısınız?

Her kuruluş benzersizdir ancak her biri en iyi yetenekleri cezbederek, işe alarak ve onlardan azami fayda sağlayarak başarıya ulaşır. Birçok işletme, işe alım veya göreve başlama sürecinde bir noktada büyük zorluklarla karşı karşıya kalmaktadır. Bir ATS, kuruluşun en iyi adayları bulmasına, işe almasına ve elde tutmasına yardımcı olabilecek çeşitli özellikler sunabilir. ATS'nin avantajlarından bazıları şunlardır:

Nitelikli adayları bulma ve cezbetme

Bazı kuruluşlar, en iyi adaylarla bağlantı kurmaya veya pazarda yeterince geniş bir tarama yapmaya uygun erişime sahip değildir. Kimileri belirli adayları bulmak için doğru kanallardaki kritik verilere sahip değildir; kimileri ise marka tanınırlığından yoksundur ve bunu geliştirecek araçlara da sahip değildir. ATS, bu kritik aday zorluklarının üstesinden gelmeye yardımcı olabilir. Bazı sistemler, ideal bir aday profili oluşturmak, becerileri değerlendirip belirlemek ve işe alınan her kişiden azami fayda sağlamak için başarı faktörlerini tahmin etmek üzere yapay zeka (AI) ve makine öğrenimi ile zenginleştirilebilir. Bu, kuruluşların aday davranışlarını daha iyi anlamalarına, marka tanınırlığını artırmalarına, en çok kullandıkları platformlarda ve kanallarda belirli adayları hedeflemelerine yardımcı olur.

Aday katılımını artırma

Bir adayı ilk temastan işe başlayacağı tarihe kadar ulaştırmak, emek yoğun bir süreç olabilir. Yavaş yanıt süreleri veya görüşme programlarıyla ilgili zayıf etkileşim nedeniyle en iyi adayları kaybetmek çok kolay olabilir. ATS, aday yaşam döngüsü boyunca daha fazla görünürlük sağlar. Bu sayede temas noktaları gözden kaçmaz.

Verimliliği artırma ve maliyetleri düşürme

Elle yürütülen verimsiz süreçler, işe alım ekibi genelinde yetersiz işbirliği ve önemli işe alım paydaşlarıyla iletişimsizlik, adayların işe alım sürecinde yavaş hareket etmelerine neden olur. Bu durum, işe alma maliyetini artırır ve işe alma süresinin uzamasına neden olur. ATS, manuel süreçleri otomatikleştirir, işe alım ekibinin tamamı için işe alım döngüsü görünürlüğünü artırır ve aday yolculuğu boyunca daha fazla iletişim fırsatı yaratır.

Rekabet gücünü koruma

2019 yılı itibarıyla Fortune 500 şirketlerinin %99'u işe alım süreçlerinde bir ATS kullandı.¹ Bu şirketler zaten en yetenekli çalışanlar için rekabet edebilecek marka tanınırlığına ve kaynaklara sahip. ATS adaylara daha iyi ve daha hızlı erişim sağlayarak onlarla rekabet etmenizi sağlayabilir.

İşe başlama sürecini optimize etme

Doğru ATS işe başlama konusunda da yardımcı olabilir. Ayrıca, kendilerine sunulan teklifleri kabul eden adayların ilk günden itibaren etki yaratmaya başlamak için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmalarını sağlayarak genel üretkenliği ve çalışan sürekliliğini artırır.

Aday takip sisteminin adaylar için avantajları

Rekabetçi bir iş piyasasında, işe alım uzmanları ve işe alan yöneticiler en yetenekli çalışanlara yönelik yarıştaki her potansiyel avantajdan yararlanmaya çalışır. Birçok kuruluş uzaktan çalışmaya yönelirken, bu ihtiyaç daha da kritik hale geliyor. Rekabet alanı genişledi: Coğrafya engeli ortadan kalktı ve en iyi adaylar daha da fazla seçeneğe ulaşabiliyor. ATS, seçici adaylar için önemli bir fark yaratabilir. Birkaç avantajını şöyle sıralayabiliriz:

Gelişmiş aday deneyimi

İş arayan kişiler, aramaları sırasında sorunsuz bir dijital deneyim bekliyor. En iyi ATS, otomatik doldurma özelliğine sahip çevrimiçi uygulamalar, self servis görüşme planlama, işe alım ekipleri genelinde sorunsuz ve tutarlı iletişim sağlayarak iş bulma sürecinin en zahmetli yönlerinin birçoğunu otomatik hale getirir.

İşe alım sürecinde daha fazla verimlilik

Etkili işbirliği yapamayan, adayın işe alım sürecinin neresinde olduğunu göremeyen veya bir adaya kritik bilgiler sağlayamayan bağlantısız işe alım ekipleri, genellikle adayların yeterince katılım göstermemesine neden olur. Bu, bir işi kabul edip etmemeye karar verirken deneyimin her yönünü değerlendiren en iyi adaylar için büyük bir hayal kırıklığıdır. ATS, olumsuz sorunlardan kaçınmaya, adayların daha hızlı işe alınmalarına ve marka için daha olumlu bir imaj oluşturmaya yardımcı olabilir.

İşe alımdan sonra hemen etki

En iyi çalışanlar hızla harekete geçmek ister. ATS işe alım sürecinde yardımcı olmakla kalmaz, göreve başlama sürecini kolaylaştırmak için düzinelerce araç da sunar. Böylece adaydan tam zamanlı çalışana dönüşümü sorunsuz hale getirir.

En iyi aday takip sistemi: işe alım uzmanları ve işverenler için faydaları

Doğru ATS, işe alım uzmanlarının etkinliği üzerinde muazzam bir etkiye sahip olabilir ve şunları yapmalarına yardımcı olabilir:

Daha güçlü iş açıklamaları oluşturma

Departmanlar, mevcut personel sayısıyla yerine getiremedikleri kritik bir iş gereksinimi belirledikleri için bir iş talebi oluşturur. İş açıklaması, bu iş gereksinimini temel sorumluluklarla ifade etmelidir. Aynı zamanda en nitelikli adayın dikkatini çekmelidir. ATS, en iyi adayların aradığı yerlerde doğru zamanda doğru ilgiyi çeken iş açıklamaları oluşturabilmeniz için anahtar kelime açısından zengin şablonlara sahiptir.

İşe alım uzmanlarının erişimini genişletme ve sorunları azaltma

ATS, işe alım uzmanlarının iş taleplerini belirli adaylar için en uygun iş ilanı siteleri ve sosyal medya kanalları ile eşleştirmelerine olanak tanır. ATS şirket içi iş ilanları için görünürlüğü en üst düzeye çıkarırken, daha az tıklama gerektirir ve potansiyel çalışanların önündeki engelleri ortadan kaldırır.

Otomatikleştirme yoluyla verimliliği artırma

ATS, otomatik iş ilanı ve iletişimi; dijitalleştirilmiş, esnek görüşme planlaması gibi araçlarla işe alım döngüsü genelindeki elle yürütülen süreçleri dönüştürebilir ve otomatikleştirebilir. İşverenler, merkezi olmayan, kağıt ve e-posta süreçlerine bağımlılıklarını azaltabilirler. Bunu da nitelikli adayların verimsiz süreçlerde kaybedilmesini önler. İşe alım maliyeti ölçümlerini daha iyi hale getirmek için başvuru sahiplerini işe alım hunisinde daha hızlı ilerletirken hataları ve yavaşlamaları da ortadan kaldırır. Hassas verilerin dijitalleştirilmesi ve merkezileştirilmesi de bu verilerin güvenliğini artırır.

İşe alım ekipleri genelinde görünürlüğü ve işbirliğini artırma

Adayların daha dağınık hale gelirken, işe alım ekipleri de aynı yolu izledi. Birçok kuruluş, tutarsız süreçlerin ve etkisiz araçların neden olduğu yetersiz işbirliği nedeniyle verimlilik yakalamakta zorlanıyor. ATS, işe alım ekiplerinin tamamının bir adayın sürecin neresinde olduğunu, hangi temas noktalarının gerçekleştiğini ve sonraki adımları takip edebilmesini sağlar. Uyarılar oluşturulabilir, böylece hiçbir kritik sorumluluk göz ardı edilmez ve iyi adaylar kaybedilmez.

Aday takip sistemi seçerken bilmeniz gerekenler

Pazarda çok çeşitli ATS seçenekleri mevcut ve kuruluşlar, yatırımlarından azami fayda sağlayacak araca karar vermeden önce çeşitli faktörleri değerlendirmelidir.

Çözülmesi gereken sorunu anlayın

Pazarda çok sayıda ATS seçeneği olduğu için, çözümün hedeflemesi gereken gerçek sorun noktalarını izole etmek çok önemlidir. Örneğin:

• Kuruluş üst düzey yetenekleri belirlemek ve işe almakta zorlanıyorsa, dinamik iş açıklamaları oluşturan, görüşme öncesi beceri değerlendirmelerini otomatikleştiren ve sağlam bir beceri profili oluşturmak için yapay zekadan yararlanan bir ATS çözümü aramalıdır.
• İşe alım sürecindeki iletişim ve aday etkileşiminde zorluklar yaşayan kuruluşlar, aday yolculuğu boyunca daha fazla insan temas noktası ve ilerleme değerlendirmesi sağlayan bir ATS belirlemelidir.
• Bir ATS, küresel olarak işe alım yapan kuruluşlar için birden fazla dil desteği gibi daha da fazla niş hizmet sunabilir.

Yatırımları kuruluşun kapasitesiyle eşleştirin

Her yazılım veya teknoloji yatırımında olduğu gibi, kuruluşun elindeki olanakları net bir şekilde anlayarak işe başlayın. İşverenler, işletmelerinin değişime ve yeni araçlar benimsemeye istekli olma iştahını bilmelidir. Ayrıca bütçe kısıtlamaları konusunda sağlam durmalı, dolar ve zaman ölçütleriyle yatırım getirisi konusunda net beklentilere sahip olmalıdırlar.

BT altyapınızı anlayın

ATS seçenekleri kapsam olarak değişiklik gösterebilir. Daha kapsamlı, tam hizmet sunan teklifler oldukça karmaşık olabilir. Çoğu gelişmiş ATS kullanıma hazır çözümler değildir. Bu nedenle işletmenin aylar hatta yıllar alabilecek bir sürece ayıracak zaman ve BT kaynaklarına sahip olmasını sağlamak çok önemlidir. Süreçlerin uygulanması ve entegrasyonu da mevcut BT altyapısının sınırlarını zorlayabilir. ATS'nin işe alım süreci için genellikle kritik olan ancak takip sistemlerine dahil olmayan dış yazılımlarla arayüz oluşturması gerekebilir. İşe alım öncesi tıbbi taramalar ve geçmiş kontrolleri gibi konular bu kapsamdadır. İşverenler, doğru çözümü belirlemek için ortamlarını tanımalıdır.

Aday takip sistemlerinin geleceği

Aday takip sistemleri, iş gücündeki değişim ve talebin hızına uyacak şekilde inovasyonu sürdüren sağlam araçlardır. En iyi sistemler şu anda bu zorluğun üstesinden geliyor, ancak gelecekte aşağıdaki ortak özellikleri paylaşacaklar:

Mobil öncelikli, bilgi açısından zengin, hızla uyarlanabilir

Birden fazla neslin yer aldığı iş gücünün ihtiyaçları sürekli değişiyor ve ATS'niz bu beklentileri karşılayacak şekilde esnek ve uyarlanabilir olmalı. En iyi adaylar sorunsuz ve tam mobil etkileşim ister. ATS pazarındaki liderler telefonlarında ve hareket halindeyken, bu insanların arama ve başvuru yaptıkları yerlerde ve yöntemlerde onlara yardımcı olur. İş arayanlar iş öncesi bir sürü soruya ayrıntılı cevaplar da bekler. Bu nedenle ATS'ler daha aranabilir hale gelmeli, canlı destek sağlamalı veya SSS'leri ele almak için botlar kullanmalı ve yeni ihtiyaçları gerçek zamanlı karşılamak için özelleştirilebilmelidir.

Zenginleştirilmiş bir kullanıcı deneyimi

ATS'ler aday yolculuğunu geliştirmeye ve optimize etmeyi sürdürecektir. Daha sezgisel ve daha basit arayüzler; özgeçmişlerden otomatik olarak bilgi alma ve self servis görüşme planlama olanakları, potansiyel çalışanlar için fark yaratan özellikler ve öyle olmaya da devam edecekler. İşe alım uzmanları, iş ilanından görev yönetimine kadar her konuda daha sorunsuz bir deneyimden yararlanır.

Sosyal platformlardan yararlanma imkanı

Sosyal ağlar işe alım süreci için gereklidir. ATS'ler en uygun pasif ve aktif adayları belirlemek için sosyal medyaya daha iyi entegre olurken kuruluşların güçlü bir sosyal marka oluşturmasına da yardımcı olur.

Yapay zeka ile daha etkili

Yapay zeka daha fazla verimlilik elde etmek için çok önemlidir. Yapay zeka içeren bir ATS, karmaşık veri kümelerini işleyerek bir kuruluşta en iyi performans gösteren kişilerin fark yaratmasını sağlayan becerileri belirlemeye yardımcı olabilir. Başarıyı belirleyen faktörleri izole ederek, işverenler ve işe alım uzmanları daha iyi hedeflenmiş iş ilanları oluşturabilir, becerileri daha ayrıntılı bir düzeyde tarayıp değerlendirebilir ve işe alım sürecindeki zayıf yönlerin ele alınmasına yardımcı olabilir. Geliştirilmiş algoritmalar, ideal bir adayın daha nüanslı, ayrıntılı bir portresini sağlar ve iş arayanlar için daha kişiselleştirilmiş, sorunsuz bir deneyim yaratır.

Bulut tabanlı, tümüyle entegre bir ekosistem

ATS'nin geleceği bulutta olacak ve üçüncü taraf altyapı, ölçeklenebilirlik ve güvenlik özelliklerinden yararlanırken şirket içi bakım ve yönetim ihtiyacını ortadan kaldıracak. Önde gelen ATS'ler ayrıca daha geniş teknoloji altyapısı ile entegre olacak ve işverenlerin işe alım süreçlerinin işletmeyi nasıl etkilediğini daha iyi anlamalarını sağlayacaktır.

Daha fazla çeşitlilik ve kapsayıcılık

Çeşitli bir iş gücü ve kapsayıcı bir kültür bir kuruluşu güçlendirmekle kalmaz, işverenler ve adaylar için de bir beklentidir. ATS, işe alım sürecindeki temel önyargıları belirlemek ve ortadan kaldırmak için verileri ve işe alım örüntülerini kullanır. Bu sayede işletmelerin daha çeşitli yeteneklere sahip adaylara açık olmasını sağlar.

¹ Linda Qu, “99% of Fortune 500 companies use applicant tracking systems (ATS),” Jobscan, 7 Kasım 2019

² Karen McCandless, “Recruitment strategies report: Invest in employee referrals and promote your brand better,” GetApp, 3 Ekim 2017.

³ McCandless, “Recruitment strategies report”